Total Learning: Formación de Alto Impacto

Por José Luis Yañez, MSc

Recuerdo que en mis años a cargo del departamento de formación y desarrollo en algunas de las empresas en las que he trabajado a veces escuchaba frases como:

• «Este curso ha sido magnífico»
• «El formador era excelente, muy ameno y profesional»
• «Hemos aprendido mucho y nos va a ser muy útil»

Aunque debo reconocer que escuchar este tipo de frases tras un curso era, más bien, la excepción.

Con cierta frecuencia, también escuchaba frases como:

• «Este curso ha sido un rollo»
• «El formador no me gustó, era muy aburrido (o prepotente u otros variados adjetivos)»
• «No podemos aplicar lo que hemos visto en el curso en nuestro trabajo»

Y con tan dispares resultados, me hice un par de preguntas:

• ¿Cuales son los factores que realmente determinan el éxito o fracaso de un programa de formación?
• ¿Cuál es la combinación ideal de «fuerza» de esos factores en función de los objetivos de aprendizaje perseguidos?

Lo que hoy comparto con vosotros son las respuestas a esas preguntas.

Determiné que hay 3 factores críticos en el grado de éxito de un programa de formación:

• Análisis minucioso de necesidades de entrenamiento
• Flexibilidad en el diseño de contenidos y formatos de aprendizaje
• Facilitadores profesionales, especializados y apasionados con su trabajo.

Análisis minucioso de necesidades de entrenamiento

El análisis minucioso de necesidades de entrenamiento requiere la utilización, con distintas combinaciones y pesos, de los siguientes métodos de obtención de información cuantitativa y cualitativa:

• Cuestionarios estructurados
• Entrevistas semi-estructuradas
• Focus-Groups
• Observación No-Participante y Participante

Y, a su vez, el diseño y utilización de estos instrumentos requiere conocimiento experto para asegurar la validez y fiabilidad de los datos obtenidos. Son esos datos, y su fiabilidad y validez, los que van a determinar, por una parte, la relevancia de todo el diseño posterior de contenidos y formatos de aprendizaje que hagamos y, por otra, la calidad de la información que vamos a compartir con nuestros departamentos-clientes internos y con el management de la organización.

Haz un trabajo pobre en esta etapa y ya estarás aumentando considerablemente el riesgo de planificar y desarrollar programas formativos poco relevantes y adecuados y, por consiguiente, una transmisión de poco valor añadido de esa formación a los objetivos corporativos y de negocio de la organización para la que trabajas.

A menudo, reducimos esta fase de análisis de necesidades a analizar los resultados de programas de evaluación del rendimiento con formatos poco adecuados, realizar algunas entrevistas poco estructuradas con una muestra no representativa de SME (Subject Matter Experts) o la utilización de algún cuestionario estándar con criterios poco específicos y apropiados.

Cuando procedemos así, ni la información obtenida es de calidad, ni podemos hacer una explotación relevante de los datos obtenidos para comunicarlos y compartirlos con nuestros departamentos-clientes internos y el management de la organización.

Te invito a reflexionar un momento sobre la forma en que realizas el análisis de necesidades de entrenamiento en tu organización e identifiques puntos de mejora en este sentido.

Flexibilidad en el desarrollo de contenidos y formatos de aprendizaje

Hay muchos factores que influyen en el grado de idoneidad de los contenidos y formatos de aprendizaje para lograr los objetivos buscados con la formación:

• Duración necesaria de la formación
• Grado de intensidad y profundización necesarios
• Dispersión geográfica de la muestra de participantes
• Tamaño de la muestra de participantes
• Idioma y diferencias culturales
• Etc.

Dependiendo de qué combinación de dichos factores hablemos en cada caso, los programas de formación deberán contar con contenidos y formatos de aprendizaje diferentes, incorporando, diferencialmente, los siguientes elementos:

• Kick-Off meetings
• Formación Online Asíncrona (Itinerarios de Desarrollo)
• Formación Online Síncrona (Webinars sobre Competencias Específicas)
• Workshops presenciales
• Comunidades virtuales de aprendizaje (Grupos en redes sociales, foros dinamizados y tutelados, etc.)
• Coaching 1 a 1 y de equipos
• Eventos para largas audiencias
• Closing meetings
• Etc.

Ahora mismo, estamos asistiendo a un auge imparable de formatos de entrenamiento «blended learning«. Tiene lógica:

• Las organizaciones son cada vez más globales y los equipos de trabajo tienen que trabajar cada vez más en modo «remoto».
• Contamos con la tecnología que posibilita múltiples canales y plataformas de comunicación y de interacción, más allá de barreras geográficas.
• Supone un importante ahorro de costes de desplazamiento y alojamiento.

Dada la importancia y vigencia de esta tendencia en formación, veamos en más detalle aspectos clave a considerar, tanto en la formación vía online como en la formación presencial:

En el caso de la Formación Online Asíncrona para Itinerarios de Desarrollo hay tres aspectos claves:

• El formato y solidez pedagógica de los contenidos,
• La utilización de «tests» de evaluación por cada unidad de aprendizaje (quizzes, gaming, etc.)
• El establecimiento de objetivos pautados de aprendizaje y la utilización asociada de un esquema de reconocimiento de logros que impulse y mantenga la motivación del participante durante todo el itinerario.

Respecto a la Formación Online Síncrona a través de Webinars los aspectos clave son:

• Calidad del facilitador
• Instrumentos de interacción disponibles durante el webinar (chat, voz, etc.)

En cuanto a las Comunidades Virtuales de Aprendizaje, disponemos de múltiples herramientas, como redes sociales y foros, entre otras.

El aspecto más importante aquí es la dinamización de dichas comunidades por un facilitador/tutor experto que fomente la participación y mantenga «viva» la comunidad.

En cuanto a la Formación Presencial, la tendencia es a utilizar programas de duración más reducida (talleres de 2 a 4 horas) e incorporar siempre elementos de «action learning» que dinamicen la formación (dinámicas outdoor & indoor, role-play, debates con meta-plan, casos, etc.)

De nuevo, te invito a reflexionar sobre el grado de flexibilidad en el diseño de contenidos y formatos de aprendizaje que estás utilizando en tus programas de formación.

• ¿En qué medida estás aprovechando todas las opciones disponibles?
• ¿Estás aprovechando todas las ventajas que proporciona el formato online?
• ¿Cómo estás planteando tus acciones presenciales?

Facilitadores profesionales, especializados y apasionados con su trabajo.

La profesión de consultor-formador y de coach ha experimentado un inusitado crecimiento en España en los últimos tiempos. Muchos profesionales provenientes de áreas muy alejadas de la formación y el entrenamiento han reorientado su carrera hacia esta actividad, en buena parte debido a la crisis económica y la ola de despidos que hemos vivido.

En consecuencia, ahora mismo, la oferta para las organizaciones es muy amplia y uno puede encontrar de todo…y ahí está el riesgo.

Para ser un facilitador excelente de programas de aprendizaje excelente se necesita una combinación óptima de los siguientes factores:

• Conocimiento experto
• Experiencia probada/casos de éxito demostrable
• Alta competencia en la utilización de metodologías psico-pedagógicas y educativas fundamentadas en la investigación científica psico-pedagógica y relevantes a los objetivos de la formación y el perfil de participantes
• «Pasión» con la que el facilitador vive su profesión.

Esta combinación de factores requiere una inversión de entre 10 y 15 años de la vida del facilitador para llegar a estar en esa posición de candidat@ a «Facilitador Excelente».

Quieres contar con Facilitadores que viven con pasión y aman su profesión. Es como la «Cocina Con Amor»; estarás de acuerdo conmigo que no es lo mismo que el «menú del día»

Ninguno de estos factores, aisladamente, es garantía de éxito. Todos son necesarios y ninguno es suficiente. Necesitas todos en una combinación óptima. Y esto, a pesar de toda la oferta existente, no es fácil de encontrar sin buscar en profundidad.

Por ello, es vital que tengas en cuenta estos criterios a la hora de seleccionar el profesional que, en última instancia, estará a cargo de pilotar tu programa de formación.

En concreto, te recomiendo hacerte las siguientes preguntas/consideraciones:

• ¿Quién es el/la formador/a? ¿Podemos conocerlo personalmente, entrevistarnos con él?
• ¿Casos de éxito en organizaciones y proyectos similares?
• ¿Qué metodología va a emplear? ¿Podemos ver una propuesta? ¿Puede hacernos una breve demostración? ¿Y un Piloto?
• ¿En qué áreas es realmente buen@? ¿Qué tipo de formación es la que más disfruta personalmente? ¿Evidencias?

Si prestas atención a estos tres factores, estarás aumentando enormemente las probabilidades de que tu formación tenga un alto impacto positivo en tu organización, en los resultados de negocio y en tu credibilidad e imagen ante tus departamentos-clientes internos, el equipo de dirección y del conjunto de personas para las que en última instancia trabajas: los participantes de tus programas formativos.

Por José Luis Yañez, MSc

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